Координация процесса подготовки и проведения внутренних мероприятий: • Информирование участников о предстоящем мероприятии в календаре (программа, список участников, место проведения, сроки проведения) • Оповещение и утверждение списка работников смежных отделов, участвующих в мероприятии • Обеспечение логистики сотрудников отдела (трансфер, грузчики, билеты, курьер) - несколько раз в месяц • Подготовка раздаточных и расходных материалов для проведения мероприятий - несколько раз в месяц • Подготовка сертификатов сотрудникам компании, прошедших обучение на внутреннем мероприятии • Ведение базы данных по обучению - по факту проведения обучения Координация работы тренеров/ отдела • Обработка авансовых отчетов - 2 раза в месяц • Ведение табеля учета рабочего времени - 2 раза в месяц • Оформление приказов на командировки на сотрудников отдела - несколько раз в месяц • Сбор документации для оформления приема/увольнения • Обеспечение техникой/материалами отдела - по возникновению потребности • Встреча гостей, бронирование переговорных, оформление пропусков • Консолидация информации по планируемым отпускам сотрудников отдела, для формирования графика отпусков Координация обеспечения вновь принятого сотрудника необходимыми материалами и оформления требуемой документации: Оформление заявки в смежные отделы на выдачу ПК, коммуникатора, установки необходимого ПО Оформление заявки в смежные отделы на подготовку доверенности и выдачу служебного авто Оформление заявки в смежные отделы для выдачи визитных катрочек согласование и утверждение сумм ежемесячных расходов (лимитов) сотрудника, Требуемых для выполнения своих должностных обязанностей Отслеживание подписания приказа на лимиты • Своевременная сдача авансовых отчетов в бухгалтерию (оформление служебных записок по необходимости) • Работа в программе "Оперативный учет" и заведение в ней лимитов сотрудников • Отслеживание списания расходов по предоставленным авансовым (активная работа с сотрудниками бухгалтерии) • Контроль процесса перечисления лимитов на корпоративные карты сотрудников 2 раза в месяц • Ведение статистики по предоставлению авансовых отчетов сотрудников отдела с анализом качественных показателей • Предоставление руководителю информации о статусе прохождения документов - раз в неделю | 