1. Делопроизводство: - работа с внутренними документами (служебными записками, приказами, распоряжениями, локальными нормативными документами, протоколами, актами), регистрация; - регистрация исходящих документов, созданных в рамках деловой переписки функционального руководителя, передача зарегистрированных документов на отправку по обозначенному каналу (традиционная, электронная, факсимильный способ); - ведение номенклатуры дел, учет объема формируемого на уровне приемной функционального руководителя документооборота; - учет, регистрация и хранение закрепленной документации; - обеспечение передачи и приема информации; - организация телефонных переговоров для руководителя и подчиненных ему работников; - ведение контроля за сроками исполнения поручений функционального руководителя; - выполнение указаний и поручений руководителя. 2. Работа с клиентами: - формирование личных дел; - учет движения студентов (академические отпуска, переводы, отчисления, восстановления); - регистрация входящей и исходящей переписки; - составление расписания экзаменов и зачетов; - составление документации, необходимой для организации сессий (списки студентов, информационные карты экзаменов, списки преподавателей, перечни предметов в соответствии с учебным планом, др.); - контроль за оформлением учебной документации (аттестационных, экзаменационных и зачетных ведомостей) и заполнение журналов групп преподавателями; - сверка записей в зачетных книжках и экзаменационных и зачетных ведомостях; - сбор информации для учебных карточек студентов; - оформление учебных карточек студентов, переводные дела студентов; - подготавка проектов приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся; - составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам обращений; - подготовка проектов статистических отчетов о движении контингента, об использовании бланков документов строгой отчетности; - контроль за выполнением профессорско-преподавательским составом утвержденных расписаний учебных занятий экзаменов и зачетов. 3. Сбор и анализ сводной отчетности: - внутренняя отчетность по движению студентов, успеваемости и посещению; - годовые отчеты о состоянии учебного процесса в Вузе; 4. Работа с обращениями граждан (консультирование, рассмотрение жалоб): - прием, регистрация, ведение учета поступивших обращений граждан; - оперативный контроль за исполнением обращений по срокам на основе электронной программы учета и поиска документов; - подготовка ответов по поступающим жалобам, обращениям; - оформление исполненных документов в дела временного хранения; - обобщение сведений о количестве и характере обращений граждан; - оказание помощи другим отделам в организации работы с обращениями граждан. |